Auftragsverarbeitung

Wir freuen uns über Ihr Interesse an Nouvelle Solution. Der Schutz Ihrer Privatsphäre ist für uns sehr wichtig. Um diesen sicherzustellen, treffen wir angemessene Vorkehrungen. Nachstehend informieren wir Sie ausführlich über den Umgang mit Ihren Daten.

Version vom 25. Mai 2018

Vereinbarung

zwischen dem Kunden – Verantwortlicher – nachstehend Auftraggeber genannt und der Nouvelle Solution GmbH – Auftragsverarbeiter – nachstehend Auftragnehmer genannt.

§1 Gegenstand und Dauer des Auftrages
  • Gegenstand des Auftrags zum Datenumgang ist die Durchführung folgender Aufgaben durch den Auftragnehmer:
  1. Konfiguration von Telekommunikationsendgeräten.
  2. Zugriff zur Konfiguration auf Onlineplattformen der QSC AG/plusnet AG.
  3. Verwaltung und Konfiguration der Kommunikationsteilnehmer innerhalb der Plattformen.
  • Die Dauer des Auftrags (Laufzeit) entspricht der Leistungsvereinbarung. Fehlt eine dauerhafte Leistungsvereinbarung bleiben die Daten dennoch erhalten, für den Fall, dass unregelmäßiger Service gewünscht wird (Service nach Bedarf). Gem. §4 kann jederzeit eine Löschung beauftragt werden.
§2 Konkretisierung des Auftragsinhalts
  • Alle nötigen Daten werden während eines leistungsbezogenen Einrichtungsprozesses erhoben.
  • Die Daten werden zur Einrichtung von Benutzerkonten auf Telekommunikationsumgebungen verwenden. Dadurch wird dem Benutzer das bestellte Telekommunikationsprodukt ermöglicht.
  • Die Erbringung der vertraglich vereinbarten Datenverarbeitung findet ausschließlich in einem Mitgliedsstaat der Europäischen Union oder in einem anderen Vertragsstaat des Abkommens über den Europäischen Wirtschaftsraum statt. Jede Verlagerung in ein Drittland bedarf der vorherigen Zustimmung des Auftraggebers und darf nur erfolgen, wenn die besonderen Voraussetzungen der Artt. 44 ff. DS-GVO erfüllt sind. Das angemessene Schutzniveau in wird hergestellt durch Standarddatenschutzklauseln (Art. 46 Abs. 2 litt. c und d DS-GVO)
  • Die Art der Daten
    Gegenstand der Verarbeitung personenbezogener Daten sind folgende Datenarten:
  1. Personenstammdaten
  2. Kommunikationsdaten
  3. Vertragsstammdaten
  • Kategorien betroffener Personen
    Die Kategorien der durch die Verarbeitung betroffenen Personen umfassen:
  1. Kunden
  2. Beschäftigte des Kunden
  3. Ansprechpartner bei Kunden und Vertriebspartnern
§3 Technisch-organisatorisch Maßnahmen
  • Der Auftragnehmer hat die Sicherheit gem. Artt. 28 Abs. 3 lit. c, 32 DS-GVO insbesondere in Verbindung mit Art. 5 Abs. 1, Abs. 2 DS-GVO herzustellen. Insgesamt handelt es sich bei den zu treffenden Maßnahmen um Maßnahmen der Datensicherheit und zur Gewährleistung eines dem Risiko angemessenen Schutzniveaus hinsichtlich der Vertraulichkeit, der Integrität, der Verfügbarkeit sowie der Belastbarkeit der Systeme. Dabei sind der Stand der Technik, die Implementierungskosten und die Art, der Umfang und die Zwecke der Verarbeitung sowie die unterschiedliche Eintrittswahrscheinlichkeit und Schwere des Risikos für die Rechte und Freiheiten natürlicher Personen im Sinne von Art. 32 Abs. 1 DS-GVO zu berücksichtigen [Einzelheiten in Anlage 1].
  • Die technischen und organisatorischen Maßnahmen unterliegen dem technischen Fortschritt und der Weiterentwicklung. Insoweit ist es dem Auftragnehmer gestattet, alternative adäquate Maßnahmen umzusetzen. Dabei darf das Sicherheitsniveau der festgelegten Maßnahmen nicht unterschritten werden. Wesentliche Änderungen sind zu dokumentieren.
  • Der Auftraggeber hat einen Hauptansprechpartner zu benennen, der im Sinne dieser Vereinbarung weisungsbefugt ist.
  • Sicherheitsanfragen zu Passwörtern dürfen nur von der betroffenen Person oder dem Hauptansprechpartner gestellt werden. Siehe auch §10
§4 Berichtigung, Einschränkung und Löschung von Daten
  • Der Auftragnehmer darf die Daten, die im Auftrag verarbeitet werden, nicht eigenmächtig, sondern nur nach dokumentierter Weisung des Auftraggebers berichtigen, löschen oder deren Verarbeitung einschränken. Soweit eine betroffene Person sich diesbezüglich unmittelbar an den Auftragnehmer wendet, wird der Auftragnehmer dieses Ersuchen unverzüglich an den Auftraggeber weiterleiten.
  • Soweit vom Leistungsumfang umfasst, sind Löschkonzept, Recht auf Vergessen werden, Berichtigung, Daten-Portabilität und Auskunft nach dokumentierter Weisung des Auftraggebers unmittelbar durch den Auftragnehmer sicherzustellen.
  • Wurden Daten gelöscht und wird der Service anschließend neu in Anspruch genommen, ist der Auftragnehmer berechtigt für die erneute Einrichtung alle benötigten Zugänge eine Vergütung zu fordern.
§5 Qualitätssicherung und sonstige Pflichten des Auftragnehmers
  • Der Auftragnehmer hat zusätzlich zu der Einhaltung der Regelungen dieses Auftrags gesetzliche Pflichten gemäß Artt. 28 bis 33 DS-GVO; insofern gewährleistet er insbesondere die Einhaltung folgender Vorgaben:
  1. Der Auftragnehmer ist nicht zur Bestellung eines Datenschutzbeauftragten verpflichtet. Als Ansprechpartner ist ein Sicherheitsbeauftragter in Anlage 1 benannt.
  2. Die Wahrung der Vertraulichkeit gemäß Artt. 28 Abs. 3 S. 2 lit. b, 29, 32 Abs. 4 DS-GVO. Der Auftragnehmer setzt bei der Durchführung der Arbeiten nur Beschäftigte ein, die auf die Vertraulichkeit verpflichtet und zuvor mit den für sie relevanten Bestimmungen zum Datenschutz vertraut gemacht wurden. Der Auftragnehmer und jede dem Auftragnehmer unterstellte Person, die Zugang zu personenbezogenen Daten hat, dürfen diese Daten ausschließlich entsprechend der Weisung des Auftraggebers verarbeiten einschließlich der in diesem Vertrag eingeräumten Befugnisse, es sei denn, dass sie gesetzlich zur Verarbeitung verpflichtet sind.
  3. Die Umsetzung und Einhaltung aller für diesen Auftrag erforderlichen technischen und organisatorischen Maßnahmen gemäß Artt. 28 Abs. 3 S. 2 lit. c, 32 DS-GVO [Einzelheiten in Anlage 1].
  • Der Auftraggeber und der Auftragnehmer arbeiten auf Anfrage mit der Aufsichtsbehörde bei der Erfüllung ihrer Aufgaben zusammen.
  • Die unverzügliche Information des Auftraggebers über Kontrollhandlungen und Maßnahmen der Aufsichtsbehörde, soweit sie sich auf diesen Auftrag beziehen. Dies gilt auch, soweit eine zuständige Behörde im Rahmen eines Ordnungswidrigkeits- oder Strafverfahrens in Bezug auf die Verarbeitung personenbezogener Daten bei der Auftragsverarbeitung beim Auftragnehmer ermittelt.
  • Soweit der Auftraggeber seinerseits einer Kontrolle der Aufsichtsbehörde, einem Ordnungswidrigkeits- oder Strafverfahren, dem Haftungsanspruch einer betroffenen Person oder eines Dritten oder einem anderen Anspruch im Zusammenhang mit der Auftragsverarbeitung beim Auftragnehmer ausgesetzt ist, hat ihn der Auftragnehmer nach besten Kräften zu unterstützen.
  • Der Auftragnehmer kontrolliert regelmäßig die internen Prozesse sowie die technischen und organisatorischen Maßnahmen, um zu gewährleisten, dass die Verarbeitung in seinem Verantwortungsbereich im Einklang mit den Anforderungen des geltenden Datenschutzrechts erfolgt und der Schutz der Rechte der betroffenen Person gewähr-leistet wird
  • Nachweisbarkeit der getroffenen technischen und organisatorischen Maßnahmen gegenüber dem Auftraggeber im Rahmen seiner Kontrollbefugnisse nach §8 dieses Vertrages.
§6 Pflichten des Auftraggebers
  • Durch den Konfigurationsprozess erstellte Passwörter zu benutzerbezogenen Konten müssen umgehend geändert werden.
  • Unterlagen/Dokumente, die das Initialpasswort enthalten müssen, besonders geschützt werden und wenn möglich nach erfolgter Änderung der Kennwörter wieder gelöscht werden.
§7 Untervertragsverhältnisse
  • Als Unterauftragsverhältnisse im Sinne dieser Regelung sind solche Dienstleistungen zu verstehen, die sich unmittelbar auf die Erbringung der Hauptleistung beziehen. Nicht hierzu gehören Nebenleistungen, die der Auftragnehmer z.B. als Telekommunikationsleistungen, Post-/Transportdienstleistungen, Wartung und Benutzerservice oder die Entsorgung von Datenträgern sowie sonstige Maßnahmen zur Sicherstellung der Vertraulichkeit, Verfügbarkeit, Integrität und Belastbarkeit der Hard- und Software von Datenverarbeitungsanlagen in Anspruch nimmt. Der Auftragnehmer ist jedoch verpflichtet, zur Gewährleistung des Datenschutzes und der Datensicherheit der Daten des Auftraggebers auch bei ausgelagerten Nebenleistungen an-gemessene und gesetzeskonforme vertragliche Vereinbarungen sowie Kontrollmaßnahmen zu ergreifen.
  • Der Auftragnehmer darf Unterauftragnehmer (weitere Auftragsverarbeiter) nur nach vorheriger ausdrücklicher schriftlicher bzw. dokumentierter Zustimmung des Auftraggebers beauftragen.
  • Der Auftraggeber stimmt der Beauftragung der nachfolgenden Unterauftragnehmer zu unter der Bedingung einer vertraglichen Vereinbarung nach Maßgabe des Art. 28 Abs. 2-4 DS-GVO:
Firma Anschrift Leistung
Weclapp GmbH weclapp GmbH
Frauenbergstraße 31 – 33
35039 Marburg
CRM, Warenwirtschaftsystem
VoIP Competence Center GmbH VoIP Competence Center GmbH
Sillemstr. 60a
20257 Hamburg
Helpdesk
Nouvelle Com GmbH & Co. KG Nouvelle Com GmbH & Co. KG
Börsenstr. 42
26382 Wilhelmshaven
Exclusivpartner QSC AG/plusnet AG

Rechnungswesen

Microsoft Deutschland GmbH Microsoft Deutschland GmbH
Gebäude M, Gasstraße 6A, 22761 Hamburg
Dokumentenspeicherung, E-Mail
domainfactory GmbH domainfactory GmbH
Oskar-Messter-Str. 33
85737 Ismaning
Serverhosting, Datenspeicherung
EDV Beratung Diego Rüsenberg EDV Beratung Diego Rüsenberg
Martinistr. 61
48268 Greven
Helpdesk
  • Die Auslagerung auf Unterauftragnehmer oder der Wechsel des bestehenden Unterauftragnehmers sind zulässig, soweit:
    1. eine vertragliche Vereinbarung nach Maßgabe des Art. 28 Abs. 2-4 DS-GVO zugrunde gelegt wird.
  • Die Weitergabe von personenbezogenen Daten des Auftraggebers an den Unterauftragnehmer und dessen erstmaliges Tätigwerden sind erst mit Vorliegen aller Voraussetzungen für eine Unterbeauftragung gestattet.
  • Eine weitere Auslagerung durch den Unterauftragnehmer bedarf der ausdrücklichen Zustimmung des Hauptauftragnehmers (mind. Textform).
  • Sämtliche vertraglichen Regelungen in der Vertragskette sind auch dem weiteren Unterauftragnehmer aufzuerlegen.
§8 Kontrollrechte des Auftraggebers
  • Der Auftraggeber hat das Recht, im Benehmen mit dem Auftragnehmer Überprüfungen durchzuführen oder durch im Einzelfall zu benennende Prüfer durchführen zu lassen. Er hat das Recht, sich durch Stichprobenkontrollen, die in der Regel rechtzeitig anzumelden sind, von der Einhaltung dieser Vereinbarung durch den Auftragnehmer in dessen Geschäftsbetrieb zu überzeugen
  • Der Auftragnehmer stellt sicher, dass sich der Auftraggeber von der Einhaltung der Pflichten des Auftragnehmers nach Art. 28 DS-GVO überzeugen kann. Der Auftragnehmer verpflichtet sich, dem Auftraggeber auf Anforderung die erforderlichen Auskünfte zu erteilen und insbesondere die Umsetzung der technischen und organisatorischen Maßnahmen nachzuweisen.
  • Der Nachweis solcher Maßnahmen, die nicht nur den konkreten Auftrag betreffen, kann erfolgen durch die Einhaltung genehmigter Verhaltensregeln gemäß Art. 40 DS-GVO.
  • Für die Ermöglichung von Kontrollen durch den Auftraggeber kann der Auftragnehmer einen Vergütungsanspruch geltend machen
§9 Mitteilung bei Verstößen des Auftragnehmers
  • Der Auftragnehmer unterstützt den Auftraggeber bei der Einhaltung der in den Artikeln 32 bis 36 der DS-GVO genannten Pflichten zur Sicherheit personenbezogener Daten, Melde-pflichten bei Datenpannen, Datenschutz-Folgeabschätzungen und vorherige Konsultationen. Hierzu gehören u.a.
  1. die Sicherstellung eines angemessenen Schutzniveaus durch technische und organisatorische Maßnahmen, die die Umstände und Zwecke der Verarbeitung sowie die prognostizierte Wahrscheinlichkeit und Schwere einer möglichen Rechtsverletzung durch Sicherheitslücken berücksichtigen und eine sofortige Feststellung von relevanten Verletzungsereignissen ermöglichen.
  2. die Verpflichtung, Verletzungen personenbezogener Daten unverzüglich an den Auftraggeber zu melden
  3. die Verpflichtung, dem Auftraggeber im Rahmen seiner Informationspflicht gegenüber dem Betroffenen zu unterstützen und ihm in diesem Zusammenhang sämtliche relevante Informationen unverzüglich zur Verfügung zu stellen
  4. die Unterstützung des Auftraggebers für dessen Datenschutz-Folgenabschätzung
  5. die Unterstützung des Auftraggebers im Rahmen vorheriger Konsultationen mit der Aufsichtsbehörde
  • Für Unterstützungsleistungen, die nicht in der Leistungsbeschreibung enthalten oder nicht auf ein Fehlverhalten des Auftragnehmers zurückzuführen sind, kann der Auftragnehmer eine Vergütung beanspruchen.
§10 Weisungsbefugnis des Auftraggebers
  • Mündliche Weisungen (z.B. per Telefon) dürfen nur von vorher definierten Vertrauenspersonen erteilt werden. Andernfalls müssen diese Weisungen umgehend von einer bekannten Vertrauensperson schriftlich bestätigt werden.
  • Der Auftragnehmer hat den Auftraggeber unverzüglich zu informieren, wenn er der Meinung ist, eine Weisung verstoße gegen Datenschutzvorschriften. Der Auftragnehmer ist berechtigt, die Durchführung der entsprechenden Weisung solange auszusetzen, bis sie durch den Auftraggeber bestätigt oder geändert wird.
§11 Löschung und Rückgabe von personenbezogenen Daten
  • Kopien oder Duplikate der Daten werden ohne Wissen des Auftraggebers nicht erstellt. Hier-von ausgenommen sind Sicherheitskopien, soweit sie zur Gewährleistung einer ordnungsgemäßen Datenverarbeitung erforderlich sind, sowie Daten, die im Hinblick auf die Einhaltung gesetzlicher Aufbewahrungspflichten erforderlich sind.
  • Nach Abschluss der vertraglich vereinbarten Arbeiten oder früher nach Aufforderung durch den Auftraggeber – spätestens mit Beendigung der Leistungsvereinbarung – hat der Auftrag-nehmer sämtliche in seinen Besitz gelangten Unterlagen, erstellte Verarbeitungs- und Nutzungsergebnisse sowie Datenbestände, die im Zusammenhang mit dem Auftragsverhältnis stehen, dem Auftraggeber auszuhändigen oder nach vorheriger Zustimmung datenschutzgerecht zu vernichten. Gleiches gilt für Test- und Ausschussmaterial. Das Protokoll der Löschung ist auf Anforderung vorzulegen.
  • Dokumentationen, die dem Nachweis der auftrags- und ordnungsgemäßen Datenverarbeitung dienen, sind durch den Auftragnehmer entsprechend der jeweiligen Aufbewahrungsfristen über das Vertragsende hinaus aufzubewahren. Er kann sie zu seiner Entlastung bei Vertragsende dem Auftraggeber übergeben.

ANLAGE – TECHNISCH-ORGANISATORISCHE MAßNAHMEN

IM WEITEREN ERLÄUTERN WIR UNSERE VERSCHIEDENEN MAßNAHMEN ZUR SICHERUNG UNSERER ARBEITSUMGEBUNGEN UND -DATEN

Als Sicherheitsbeauftragter ist derzeit Frank Alegria für alle Belange zuständig:

Frank Alegria
Tel.: (040) 6077148-12
E-Mail: datenschutz@nouvellesol.eu

Maßnahmen: Zutrittskontrolle:

Die Geschäftsräume der Nouvelle Solution sind durch Art des Gebäudes und die Organisation sehr gut gegen Sabotage, Manipulation, Anschläge und Vandalismus von außen geschützt. Es werden hier  keine relevanten Daten und Dokumente gelagert. Alle Daten liegen in digitalisierter Form vor.

Zugangsberechtigungen werden in Form von Schlüsseln zu Räumlichkeiten und Schränken vom Sicherheitsbeauftragten vergeben und überwacht.

Maßnahmen: Zugangskontrolle:

Der Zugang zum Verwaltungssystem ist nur über persönliche Passwörter möglich, die in einem Intervall von 180 Tagen geändert werden.

Zugang von mobilen Arbeitsstation(Notebooks) oder Außenstellen (Standort Hamburg) erfolgt zusätzlich per VPN zum technischen Hauptstandort in Wilhelmshaven.

Zugriffe auf Onlineportale erfolgt grundsätzlich per SSL-Verschlüsselung

Der Schutz personenbezogener Daten in Papierform wird obsolete, da alle Dokumente digitalisiert (gescannt) werden und das Originaldokument anschließend vernichtet wird, sofern Dokumente von Kunden überhaupt in Papierform eingehen. Die übliche Übertragungsform ist E-Mail, eFax oder per Onlinebestätigung/-bestellung.

Eine Archivierung von personenbezogenen Daten auf Papier erfolgt nicht.

Alle verwendeten Systeme stellen ein umfangreiches Rechtesystem zur Verfügung, um die Zugriffe auf Daten und Dokumente zu steuern.

MAßNAHMEN: WEITERGABEKONTROLLE

Die Übertragung zwischen Terminal und Kundenverwaltungssystem ist durch gültige SSL-Zertifikate und SSL-Verschlüsselung geschützt.

Der Zugang zum Kundenportal (Kundenzugriff) ist ebenfalls durch SSL-Verschlüsselung gesichert.

Eingesetzte Telefone, die im Zusammenhang mit unserer eigenen VoIP-Telefonanlage arbeiten, verwenden standardmäßig eine TLS-Verschlüsselung und sind durch gerätespezifische Kennwörter geschützt. Der Zugriff auf das Endgerät ist ebenfalls nur per SSL-Verschlüsselung möglich.

Alle Mitarbeiter der Nouvelle Solution sind auf das Bundesdatenschutzgesetz §53 BDSG und das Fernmeldegeheimnis verpflichtet. Sie werden über Neuerungen informiert und regelmäßig geschult.

 

MAßNAHMEN: VERFÜGBARKEITSKONTROLLE

Durch Speicherung aller Daten und System in einem gesicherten Rechenzentrum, sind dort höchste Sicherheitsanforderungen erfüllt.

Das primär verwendete Rechenzentrum befindet sich in Straßburg (Datendock) und wurde erfolgreich vom TÜV Saarland ISO 27001 zertifiziert. Wie unter den Maßnahmen Zugriffskontrolle erwähnt finden alle Zugriffe auf die Server dort per SSL-Verschlüsselung oder VPN statt.

Kunden und Vertragsdaten werden in einem Rechenzentrum in Frankfurt am Main abgelegt: https://www.weclapp.com/de/sicherheit/deutsches-rechenzentrum/